Ventajas de la digitalización para las empresas

Cada vez son menos las empresas que deciden almacenar todos sus documentos en papel y más las empiezan a utilizarla de forma digital.

Una empresa actualizada al siglo XXI sabe todas las ventajas que esto acarrea para su negocio.
Sin embargo, si te está costando adaptarte a la nueva era digital es probable que te convenga saberlas de primera mano. Es por ello por lo que te hemos preparado un completo listado que te va a ayudar a disipar todas tus dudas sobre este tema.

gestion-de-documentos

Rapidez

Imagina que, por ejemplo, necesitas acceder a un cargo de una factura que no sabes si se llegó o no a realizar. Probablemente nos hará falta consultar todas las facturas que se realizaron en un determinado periodo de tiempo.
Con la digitalización de documentos será tan sencillo como filtrarlas por la fecha que necesitamos consultar y por algunos criterios para conseguir una búsqueda todavía más específica.
De esta manera nos habremos ahorrado tiempo y conseguiremos que nuestros clientes confíen más en nosotros al haberles dado una atención inmediata.

Movimiento de archivos

Siguiendo con el ejemplo anterior, vamos a suponer que este cliente nos solicita que le enviemos la factura porque tiene algún tipo de duda o simplemente para poder declararla cuando llegue el momento.
Según los métodos tradicionales no nos quedaría otra que enviarla por correo o dársela en mano. Esto puede ser muy lento y se agravará aún más la situación si el cliente la necesita lo antes posible.
Si la digitalizamos será tan sencillo como abrir nuestra cuenta de correo electrónico, adjuntar la factura, teclear la cuenta de la persona a la que va dirigida y en menos de un segundo ya la tendrá en su correo. Fácil y sencillo.

Espacio

Seguro que recuerdas las clásicas enciclopedias que solíamos tener en las repisas del salón; puede que las sigamos teniendo pero ahora son un mero elemento decorativo. Toda esa gran cantidad de información puede llegar a caber fácilmente en un pendrive; imagina el ahorro de espacio que esto puede llegar a suponer.
Con tan solo un vistazo podremos acceder a la información que estamos buscando en vez de estar consultado libro por libro hasta poder llegar a lo que necesitamos.

Ecología

¿Te has parado alguna vez a pensar cuántos árboles hacen falta talar para poder crear los grandes volúmenes de enciclopedias? Es cierto que ya se utiliza mucho el papel reciclado pero aún se siguen talando muchos bosques.

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Gengeek

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