¿Qué procesos se siguen en la digitalización de archivos?

Pasar todos nuestros documentos del mundo físico al mundo digital tan solo trae beneficios para nuestra empresa. No obstante, debido al alto volumen que podemos tener y a algunos aspectos relativos a la seguridad, es conveniente dejarlo en manos de empresas especializadas del sector.
¿Sabes cuáles son los procesos que se siguen para la digitalización de documentos? Aquí te contamos todas las claves.

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Capturas

La forma más habitual de digitalizar documentos se basa en la utilización de un escáner físico de gran calidad. La idea es ir escaneando página por página para que se vaya convirtiendo en un archivo informático fácilmente manejable.
Estas empresas disponen de unos aparatos informáticos mucho más especializados que se encargan de realizar las digitalizaciones de una forma más rápida. Una vez que están en el ordenador, o bien se almacena como un documento gráfico tal cual o bien se le pasa por un reconocedor de texto OCR para tener el archivo editable.
Estas técnicas son utilizadas por algunas empresas.

Indexados

En algunas ocasiones la propia empresa cuenta con la información ya en un formato digital; puede que la hayan tenido que escanear en el pasado.
Sin embargo, es posible que este escaneado no se haya realizado de forma correcta: en ese caso a lo mejor el tamaño de archivo es tan grande que no se puede enviar de las maneras habituales. También puede darse el caso que hemos comentado anteriormente: que lo tengan en formato de foto y lo quieran como texto puro.

Almacenamiento

Sin embargo, digitalizar documentos no sirve absolutamente de nada si no se establece un sistema de búsqueda eficaz con la intención de poder localizar cualquier dato que se quiera en ellos.
De esta forma, las empresas que trabajan en el sector se encargan de clasificar esa información para que sus clientes la puedan llegar a utilizar de una forma mucho más sencilla e intuitiva. No importará si el cliente tiene o no conocimientos sobre informática, siempre se le facilitará la mejor manera de acceder a ellos.

Privacidad

Este aspecto es vital a la hora de digitalizar documentos. Si confiamos en una empresa tenemos que tener en cuenta que son auténticos profesionales que tan solo se fijarán en el texto si realmente es relevante para seguir con la digitalización o para poder clasificarlo en el futuro.
Podemos estar seguros de que todos nuestros datos van a estar dentro de la más estricta privacidad.
Básicamente estas son algunas de las características principales que debes de conocer sobre este tipo de servicios para ayudarte a comprender de qué manera te pueden ayudar con tu negocio.

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